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Qué es el Compliance
Creemos en la cultura de la prevención y la responsabilidad proactiva
Compliance: todo lo que debes saber sobre el cumplimiento normativo
El compliance o cumplimiento normativo engloba una serie de mecanismos de prevención, cuyo objetivo es garantizar la legalidad de la actuación de la empresa. Pero los beneficios del compliance no se agotan en la eliminación de riesgos, ya que acogerse a uno de estos programas puede suponer ventajas económicas, comerciales y penales.
Estas ventajas colaterales han impulsado la popularidad del compliance en España. Por eso es cada vez más frecuente que las organizaciones diseñen sus propios programas de cumplimiento normativo, requiriendo de la asistencia de profesionales con experiencia en el sector.
El incremento de la demanda de estos servicios nos ha motivado para elaborar este sitio web, donde tratamos de expandir la cultura del compliance, resolver las dudas más frecuentes en torno a este sistema y poner en contacto a profesionales experimentados con las empresas que buscan sus servicios.
Qué es el compliance
El compliance es una metodología que aúna procedimientos y buenas prácticas orientados a la identificación, clasificación y solución de los riesgos legales y operativos a los que se enfrenta la organización en su actividad ordinaria.
Se trata de un procedimiento complejo, en constante evolución. Por tanto, no se limita al establecimiento de mecanismos de control (que son una parte del proceso), sino que implica su evaluación permanente y la adaptación al nuevo marco normativo y las necesidades de la empresa.
Al definirlo como un sistema vivo, es evidente que requiere de la participación de órganos o profesionales especializados. Estos profesionales, conocidos como compliance officers (de los que hablaremos más adelante) son cada vez más relevantes en el proceso operativo de la sociedad.
Así, aunque al principio se trataba de órganos consultivos o correctivos, en la actualidad suelen tomar un papel activo en la toma de decisiones estratégicas. Su objetivo es garantizar que los próximos pasos de la firma no supondrán un conflicto con el marco regulatorio en que opera.
Debemos recordar que el compliance no solo tiene aplicación ad extra. Es decir, no se limita a garantizar el cumplimiento empresarial de la normativa jurídica aplicable. También controla la efectividad de códigos éticos, compromisos con terceros y buenas prácticas.
No se puede entender un programa de cumplimiento normativo obviando esta parte, pues se perdería de vista su triple objetivo:
- Identificar, prevenir y resolver riesgos legales (sanciones y multas).
- Evitar las lesiones en la reputación de la empresa y los incumplimientos contractuales.
- Reducir los sobrecostes a nivel operativo y financiero.
Breve historia del compliance
A muchos profesionales les sorprende que se haga referencia al compliance con su nombre en inglés. Aunque el término está ampliamente aceptado, lo cierto es que en castellano se le puede denominar como “cumplimiento normativo”.
Sin embargo, el término tiene su origen en la práctica política y empresarial estadounidense. Además, antes de llegar a nuestras tierras se expandió por las anglosajonas, donde tuvo una gran acogida.
Por eso, el concepto es relativamente novedoso en España, y no debe extrañarnos que implique la introducción de terminología inglesa.
Así, el compliance nació a finales de los 70 en los Estados Unidos. Su hito lo podemos encontrar en las Organizational Guidelines, que permiten atenuar la responsabilidad jurídica de empresas cuando apliquen programas de prevención de la delincuencia.
Las OOGG fueron fruto de la Foreign Corrupt Practices Act (FCPA, del 19 de diciembre de 1977) y el Committee of Sponsoring Organizations of the Tradway Commission (y sus informes COSO I y COSO II).
Sobre estas bases se exportó la posibilidad de atenuar la pena de personas jurídicas que siguieran Códigos Éticos e implementaran sistemas de prevención. En este sentido destaca el Convenio de Lucha contra la Corrupción de Agentes Públicos Extranjeros en las Transacciones Comerciales e Internacionales, firmado por la OCDE en 1997.
Estas son las bases sobre las que se expandió la responsabilidad penal de las personas jurídicas, introducida en nuestro Código Penal por la Ley Orgánica 5/2010, de 22 de junio, así como la posibilidad de moderar tal responsabilidad si la empresa muestra un verdadero compromiso con el cumplimiento normativo.
En qué campos opera el cumplimiento normativo en España
La introducción del compliance en España ha venido, en general, de la mano de la regulación de determinados sectores. Por ejemplo, la creciente regulación de los mercados financieros ha conducido a que las empresas cotizadas y las que trabajan con valores hayan implementado tempranamente este tipo de sistemas.
El principio de responsabilidad proactiva, promulgado desde la Unión Europea, también ha supuesto un impulso a este tipo de sistemas. Por ejemplo, el RGPD ha introducido una estricta regulación en materia de tratamiento de datos, que además debe ser cumplida de forma autónoma por cada organización.
Así, la protección de datos se está convirtiendo en el caballo de batalla de muchos compliance officers, cuyos servicios se requieren para hacerse cargo del sistema de protección de datos y privacidad de la empresa.
También estamos viendo cómo el Gobierno deja en manos de las empresas el cumplimiento normativo en otros campos. Un buen ejemplo es el sector laboral, donde la heteronormatividad (las fuentes del Derecho no se limitan a la Ley, sino que incluyen los contratos y los Convenios Colectivos) fuerza al empresario a llegar a acuerdos con los receptores de la norma.
Por ejemplo, el control de jornada o el diseño de planes de igualdad y de prevención de riesgos laborales son campos donde la firma debe, de modo proactivo, garantizar el cumplimiento de la ley. El apoyo de un programa de compliance puede ser fundamental en estos campos.
Beneficios del compliance
Conforme a las líneas históricas que acabamos de dibujar, podemos señalar que el mayor beneficio del compliance es que permite a la compañía quedar exonerada de su responsabilidad penal.
Así, el Código Penal recoge una serie de penas aplicables a las personas jurídicas a las que se entienda criminalmente responsables. A este objetivo se destinan los artículos 31 – 31 quinquies, incluyéndose el artículo 33.7 que recoge el catálogo de penas.
En este sentido, el artículo 31 bis.2 del Código Penal es el encargado de señalar que se exonerará de responsabilidad penal a las personas jurídicas que hubieran implementado un plan de compliance y lo controlaran y supervisaran efectivamente.
Pero, como decimos, la exoneración de la responsabilidad penal no es el único beneficio del compliance.
Cómo es un programa de cumplimiento normativo
La primera etapa de elaboración del programa de cumplimiento normativo debe incluir las fases de identificación de riesgos y establecimiento de alertas. Los riesgos deben quedar clasificados, en atención a la posibilidad de que se actualicen y a la gravedad de sus consecuencias.
Posteriormente, el programa deberá incorporar herramientas de prevención y de acción positiva. Las actuaciones de control requieren de un compromiso por parte del compliance officer y su departamento. De hecho, debería recurrirse a su intervención antes de tomar cualquier decisión estratégica en la empresa.
Evitada la comisión de delitos y otra clase de incumplimientos (legales, reglamentarios, éticos y contractuales), el programa de compliance deberá someterse a revisión. Los controles que implemente la organización deben someterse a supervisión constante, a fin de:
- Mejorar las actuaciones de respuesta, cuando se detecte que la sociedad ha incumplido alguna de las normas a las que queda sometida.
- Documentar la efectividad de las herramientas implementadas, para poder optimizar resultados cuando se actualice el plan de cumplimiento.
- Formar e informar a trabajadores directivos, para que ajusten su actuación a las normas que deba respetar la sociedad en cada momento.
- Actualizar el programa de compliance cuando se produzcan cambios en las necesidades de la empresa o el marco regulatorio.
Quién es el Compliance Officer
En muchos casos el compliance officer no es un profesional in house. Es decir, no forma parte de la plantilla de la empresa, sino que tiene su propio despacho y asesora a múltiples compañías.
De este modo la empresa puede garantizar la imparcialidad e independencia de su departamento de cumplimiento, al tiempo que se beneficia de las ventajas de un régimen de externalización. Entre ellas se incluye:
- Reducción de gastos. La empresa usuaria no tiene por qué hacerse cargo de gastos recurrentes, como la formación, equipos, licencias de software, instalaciones…
- Focalización. La empresa usuaria puede centrarse en las tareas que le son propias, sin tener que dispersar recursos.
- Estabilidad de la plantilla. La empresa usuaria no necesita adaptar su plantilla a las nuevas necesidades, ahorrando costes laborales.
- Mejora de la calidad de los servicios. La empresa usuaria puede optimizar sus resultados, al contratar a especialistas para realizar las tareas secundarias.
En cualquier caso, estemos ante un compliance officer interno o externo, sus funciones incluirán:
- Supervisar el cumplimiento del programa de compliance.
- Detectar nuevos riesgos y optimizar el plan de cumplimiento.
- Realizar un seguimiento del marco regulatorio que afecte a la organización.
- Formar y divulgar a la plantilla y directivos sobre las normas de prudencia que exige el plan de cumplimiento.
- Implementar sistemas de control, como canales de denuncias internos, sistemas de quejas y reclamaciones o informes de cumplimiento.
Si necesitas más información sobre la figura del compliance officer te recomendamos que consultes nuestro artículo sobre la materia.
Qué es el corporate compliance
Aunque dedicamos un artículo específicamente al corporate compliance, cuya lectura te recomendamos, introducimos aquí su definición. Cuando se habla de este concepto no se hace referencia más que al cumplimiento corporativo.
En realidad, se trata de una concreción del compliance, ya que su destinatario natural es la empresa u organización. Pero lo cierto es que también las Administraciones Públicas pueden (y deben) someterse a planes de cumplimiento.
De hecho, las exigencias de transparencia están impulsando el sometimiento de la Administración a programas de compliance. Y ello pese a que no les resulta de aplicación el artículo 31.bis.2 del Código Penal que hemos comentado anteriormente.
Entonces, ¿por qué las Administraciones Públicas se someten a planes de cumplimiento normativo? Básicamente por los beneficios del compliance que ya hemos comentado.
Como se comprenderá, estas ventajas benefician a cualquier organización. De modo que las Administraciones Públicas logran una mejora en su operativa, respetando su responsabilidad social, transparencia e integridad.
Gracias a ello, los beneficios del compliance redundan en una mejora del servicio público, facilitando la lucha contra la corrupción y una actuación transparente y volcada en el ciudadano.
En este sentido, la OCDE emitió una Recomendación sobre Integridad Pública, que impulsa el establecimiento de modelos de compliance en el sector público. Véanse, en este sentido, la redacción de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público, o de la Ley 19/2013 de Transparencia, Acceso a la Información y Buen Gobierno.
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Tras evaluar tu empresa, el profesional podrá detectar los riesgos en que incurre en su operativa corriente y proponer sistemas de prevención, gestión y respuesta activa. Comienza a disfrutar ya mismo de los beneficios del compliance trabajando con los profesionales que necesita tu organización.
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